Archivage

La Loi impose à de nombreux organismes et en particulier aux entreprises de conserver plusieurs années certains documents, qu'ils soient sous forme papier, enregistrements informatiques, supports vidéos, microfilms ou autre. Il s'agit d'une obligation essentielle puisqu'elle garantit le droit à la justice. Ces archives, sauvegardées pour des raisons légales, sociales et fiscales, pourront servir de preuve pour établir des droits et des obligations, des titres de propriété, ou pour obtenir des réparations.

Il est intéressant de noter que, alors que nos sociétés sont de plus en plus informatisées, numérisées, que la maîtrise des flux d'informations est devenue un enjeu stratégique pour nombre d'entreprises, et contrairement à ce que beaucoup annonçaient, l'écrit, c'est-à-dire les documents papier originaux, conservent, voire prennent davantage d'importance.

C'est qu'en matière de preuve, l'écrit reste prééminent, car il est quasi infalsifiable et toujours exploitable dans le temps, à la différence des supports numérisés qui peuvent être modifiés, réécrits, effacés. Sans oublier qu'en raison de l'évolution des technologies, certains de ces supports ne peuvent plus être lus puisque nous n'avons plus les machines pour le faire (par exemple, comment lire aujourd'hui les anciennes disquettes flexibles de 5 pouces).
C'est pourquoi les documents papier restent la mémoire pérenne des entreprises.

Archives Service France apporte son savoir-faire pour aider les entreprises à organiser d'une manière rationnelle leur système d'archivage, et pour se substituer à elles pour le rendre exploitable avec la plus grande efficacité, dans les plus courts délais et dans les meilleures conditions de sécurité et de confidentialité.